Κατά τη διάρκεια της οικονομικής του δραστηριότηταςμια επιχείρηση ή μια εταιρεία είναι κατάφυτη με ένα ολόκληρο αρχείο εγγράφων, σημαντικά και όχι έτσι. Τα επιχειρηματικά έγγραφα όπως η αλληλογραφία με τους συνεργάτες ή ο συντονισμός ασήμαντων ζητημάτων σχετικά με τους υπαλλήλους, τους συνεργάτες ή τα συγχαρητήρια για τις διακοπές δεν έχουν ιδιαίτερη σημασία.
Εκείνοι από αυτούς που σχετίζονται με τη μισθοδοσία,συνεισφορές κεφαλαίων, ομοσπονδιακές ή τοπικές, εντολές και οδηγίες σχετικά με ραντεβού και απολύσεις κατηγοριοποιούνται ως εκείνες που απαιτούνται για την περίοδο κατάθεσης για τον οργανισμό. Αυτοί οι όροι καθορίζονται από το νόμο και από εσωτερικές εντολές του Υπουργείου Οικονομικών της RF. Σε αυτήν την περίπτωση, αυτή είναι η παραγγελία αριθ. 105 της 29/7/1983.
Πώς καταγράφεται η απόδειξη και η αποθήκευσηυλικό, την κυκλοφορία τους, μια λίστα έργων επαλήθευσης, αποθέματος, προβληματισμού για λογιστικούς λογαριασμούς, χρόνους αποθήκευσης για έγγραφα στον οργανισμό; Όλες οι ενέργειες πρέπει να έχουν μια βάση: τη σειρά του κεφαλιού, η οποία βασίζεται στη νομική ροή εγγράφων.
Είναι δύσκολο να εφεύρουμε κάτι εδώ και δεν είναι απαραίτητοπώς υπάρχει ένας νόμος που πρέπει να ακολουθηθεί. Η αρχή της ευθύνης είναι αρκετά απλή: όποιος υπέγραψε την παραγγελία είναι υπεύθυνος για την εφαρμογή της.
Αποθήκευση, αρχειοθέτηση και συνθήκες
Όλα τα έγγραφα αναφοράς πρέπει να κατατεθούνσύμφωνα με τους όρους της δημιουργίας του. Για ένα τέταρτο ή ένα έτος, ανάλογα με την ποσότητα και τον όγκο. Μια μικρή επιχείρηση είναι σε θέση να αρχειοθετεί πολλά αρχεία ταυτόχρονα κάθε χρόνο, ενώ οι «λιπαρές» εταιρείες δυσκολεύονται να τοποθετήσουν έγγραφα ανά τρίμηνο σε ένα γραφείο.
Το αρχείο δημιουργείται απευθείας στον οργανισμό καιη δημιουργία του, καθώς και οι όροι αποθήκευσης εγγράφων στον οργανισμό πρέπει να υποστηρίζονται από τη σειρά του επικεφαλής σχετικά με τους όρους και τη διαδικασία δημιουργίας του. Αυτή η διάταξη, που αναπτύχθηκε από τη διεύθυνση, γίνεται η βάση για τη διατήρηση του αρχείου. Ο κανονισμός είναι σύμφωνος με τους κανόνες εργασίας του Rosarkhiv, και εάν δεν τους ακολουθεί σε όλα τα σημεία, τότε πρέπει να συμμορφώνεται με τα κύρια θεμελιώδη σημεία τους.
Κύριες παράμετροι συντήρησης, μεταφοράς, ρύθμισηςΠρέπει να πληρούνται οι αρχειακές εργασίες και άλλες σημαντικές προϋποθέσεις. Η ευθύνη για αυτό βαρύνει τον διευθυντή. Είναι σαφές σε όλους γιατί είναι απαραίτητο να συμμορφωθείτε με τους κανόνες για την αποθήκευση εγγράφων και να αποτρέψετε την απώλεια ή καταστροφή τους. Σε περίπτωση επιθεωρήσεων, διαφορών μεταξύ του οργανισμού και του φόρου και άλλων αρχών, στην περίπτωση υπαλλήλων που υποβάλλουν αίτηση για πιστοποιητικό μισθού, θα πρέπει να αναφερθείτε στα έγγραφα του αρχείου.
Εάν όχι ο ίδιος ο οργανισμός, τότε το αρχείο μπορεί να εκδοθείαυτού του είδους τα έγγραφα και τα πιστοποιητικά προκειμένου να αποφευχθούν ασαφή σημεία. Όταν πληρούνται οι όροι αποθήκευσης εγγράφων στον οργανισμό, τότε ένα άτομο μπορεί εύκολα να ζητήσει βοήθεια κατά τη συνταξιοδότησή του.
Όροι αποθήκευσης εγγράφων στον οργανισμό
Υπάρχει μια έννοια αυστηρής λογοδοσίαςροή εργασίας Αυτά περιλαμβάνουν κυρίως τέτοια έγγραφα που σχετίζονται με τις οικονομικές καταστάσεις και τη διαμόρφωση της φορολογικής βάσης. Αυτά τα έγγραφα πρέπει να αρχειοθετηθούν χωρίς αποτυχία. Οι όροι αποθήκευσης εγγράφων στην επιχείρηση, καθώς και στον οργανισμό (εταιρεία), ρυθμίζονται με τον ίδιο τρόπο.
Η συγκεκριμένη διάρκεια ζωής αυτού ήΈνα άλλο έγγραφο αναφέρεται στη Λίστα τυπικών εγγράφων (διαχείριση), όπου υπάρχουν επίσης ορισμένες περίοδοι αποθήκευσης. Υπάρχουν ορισμένες άλλες κανονιστικές εντολές και πράξεις που αντικατοπτρίζουν την περίοδο διατήρησης των επιχειρηματικών εγγράφων. Δεν είναι δυνατή η ένδειξη μιας συγκεκριμένης διάρκειας ζωής για κάθε έγγραφο σε ένα άρθρο. Αλλά αν είναι απαραίτητο, μπορείτε να ανοίξετε τη λίστα και να πάρετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες από εκεί. Μπορούμε μόνο να πούμε ότι η ελάχιστη περίοδος αποθήκευσης για έγγραφα είναι 5 χρόνια και η μέγιστη είναι 70.
Διάρκεια αποθήκευσης εγγράφων στο αρχείο
Όταν ένας οργανισμός, εταιρεία ή επιχείρησητελειώνει τη δραστηριότητά του, και στη συνέχεια σταματά, τότε ταξινομείται ολόκληρη η ροή εγγράφων. Τα περιττά έγγραφα μπορεί να έχουν οποιαδήποτε τύχη, κατά την κρίση της διοίκησης. Έγγραφα με περίοδο αποθήκευσης 5 έως 70 ετών θα πρέπει να αποστέλλονται στο αρχείο (εφ 'όσον είναι αποθηκευμένα) ή μπορεί να κατατεθούν στον εκδοχέα. Τα έγγραφα πρέπει να αρχειοθετηθούν, να αριθμηθούν, να αποσυναρμολογηθούν για να ανήκουν σε τμήμα ή δομική μονάδα, δεσμευμένα σύμφωνα με τη χρονολογία. Η σελίδα τίτλου πρέπει να περιέχει πληροφορίες με ένα απόθεμα και οι φάκελοι πρέπει να πληρούν τις βασικές απαιτήσεις:
Κατά την αποστολή εγγράφων στο αρχείο, aμια συμφωνία μεταφοράς, καθώς και ένα απόθεμα όλων των ληφθέντων εγγράφων εις διπλούν, ένα από τα οποία παραμένει στον οργανισμό (με τον εκδοχέα) ή σε ένα άτομο που ενδιαφέρεται να τη διατηρήσει. Και τα δύο αντίγραφα πρέπει να περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τη μεταφορά εγγράφων στο αρχείο, να υπογράφονται από τον υπεύθυνο που αποδέχθηκε τα έγγραφα και τη σφραγίδα του ιδρύματος.
