Η ολοκλήρωση οποιασδήποτε συναλλαγής απαιτεί ένα ντοκιμαντέρεπιβεβαιώσεις. Εκτός από την κατάρτιση των απαραίτητων εγγράφων, συχνά απαιτείται η μεταφορά επίσημων εγγράφων από ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο σε άλλο. Μια τέτοια μεταφορά είναι μια νομική διαδικασία και απαιτεί την απαραίτητη γραφή. Τα αποδεικτικά έγγραφα της εκδήλωσης είναι πράξη μεταβίβασης εγγράφων που συντάσσονται με συγκεκριμένη μορφή και υπογράφονται από όλους τους συμμετέχοντες.
Μια τέτοια πράξη δικαιολογείται νομικά μόνο υπό συνθήκεςσύμφωνα με τους κανόνες διαχείρισης των γραφείων και τη διαθεσιμότητα όλων των απαραίτητων υπογραφών. Δεν υπάρχει ενιαία τράπεζα ή ενοποιημένη μορφή για όλες τις περιπτώσεις, δεδομένου ότι οι καταστάσεις που απαιτούν τη μεταφορά εγγράφων είναι πολύ διαφορετικές. Επομένως, η μορφή αυτού του εγγράφου σε κάθε συγκεκριμένη κατάσταση είναι διαφορετική.
Γενικά, ένα έγγραφο αποτελείται από τρίαυποχρεωτικά εξαρτήματα. Το πρώτο μέρος, αμέσως μετά το όνομα "Πράξη αποδοχής και παράδοσης εγγράφων" (δείγμα, κατά κανόνα, για κάθε τύπο εγγράφου), την ημερομηνία και τον τόπο προετοιμασίας, περιέχει τις λεπτομέρειες των συμβαλλομένων μερών αποστολής και παραλαβής. Για τα άτομα, αυτό είναι το όνομα και τα δεδομένα του διαβατηρίου, για οργανισμούς - το πλήρες όνομα και τα δεδομένα των αντιπροσώπων. Εάν τα έγγραφα μεταβιβάζονται μεταξύ διαφορετικών τμημάτων του ίδιου οργανισμού, πρέπει να αναφέρονται τα ονόματα των διαρθρωτικών τμημάτων (αποστολής και παραλαβής) καθώς και τα ονόματα των αντιπροσώπων.
Στο δεύτερο μέρος, η πράξη μεταφοράς περιέχεικατάλογο των προς διαβίβαση εγγράφων, αναφέροντας τους αριθμούς σειράς και τα στοιχεία καταχώρισης που αντικατοπτρίζονται στα λογιστικά έγγραφα. Είναι πολύ βολικό να οργανωθεί μια τέτοια λίστα με τη μορφή ενός πίνακα.
Το τελευταίο μέρος της πράξης πρέπει να αναφέρειτον αριθμό των αντιγράφων και τις υπογραφές των μερών. Για τους εκπροσώπους των οργανισμών, δίπλα στην υπογραφή, είναι απαραίτητο να υποδείξετε τις θέσεις και να δώσετε ένα αντίγραφο των υπογραφών. Η πράξη πρέπει επίσης να πιστοποιείται από τη σφραγίδα του οργανισμού.
Σε περίπτωση μεταφοράς ιδιαίτερα σημαντικών εγγράφων, η πράξηΗ μεταφορά γίνεται από ειδική επιτροπή που δημιουργήθηκε με εντολή του επικεφαλής. Στην περίπτωση αυτή, οι υπογραφές, τα επώνυμα και οι θέσεις όλων των μελών της επιτροπής είναι υποχρεωτικές.
Η επιστροφή των εγγράφων είναι δυνατή μόνο κατόπιν ειδικής αίτησης του καθιερωμένου εντύπου με κατάλογο των μεταφερθέντων εγγράφων. Σε περίπτωση απώλειας μέρους των εγγράφων, αυτό πρέπει επίσης να αντικατοπτρίζεται στην αίτηση.
Σε ποιες περιπτώσεις πρέπει να συνταχθεί μια πράξημετάδοση; Στη ροή εγγράφων προσωπικού, η μεταφορά εγγράφων από έναν εργαζόμενο σε άλλο γίνεται σε περιπτώσεις αναχώρησης σε διακοπές, απόλυσης ή μετάθεσης σε άλλο τμήμα. Επιπλέον, η πράξη αυτή καταρτίζεται κατά την παράδοση εγγράφων στο αρχείο για αποθήκευση ή κατά την καταστροφή. Όλες οι απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με την κυκλοφορία των εγγράφων αντικατοπτρίζονται σε ειδικό περιοδικό ή φάκελο. Η πράξη διαβίβασης και παραλαβής των εγγράφων πρέπει να περιλαμβάνει έναν πλήρη κατάλογο αυτών, ανεξάρτητα από τον αριθμό των φύλλων ή τόμων.
Για νομικά αρμόδιο και σωστόη εκδοθείσα πράξη μεταφοράς, η υπηρεσία προσωπικού του οργανισμού θα πρέπει να έχει κατάλογο των απαραίτητων ρυθμιστικών εγγράφων. Τα υποχρεωτικά έγγραφα της υπηρεσίας προσωπικού περιλαμβάνουν έναν κανονισμό σχετικά με τις αμοιβές, τους εσωτερικούς κανονισμούς, τη σύμβαση εργασίας, τη στελέχωση, τις εντολές προσωπικού, τα προγράμματα διακοπών, τις προσωπικές κάρτες των εργαζομένων και τα βιβλία εργασίας τους, τις αιτήσεις για άμισθους και απολύσεις εργαζομένων και μια σειρά άλλων.
Ιδιαίτερα υπεύθυνη διαδικασία - λήψη και μετάδοσητα βιβλία εργασίας, σε περίπτωση απώλειας της οποίας η διαδικασία ανάκτησης συνδέεται με σημαντικές δυσκολίες. Επίσης, το πιο σημαντικό έγγραφο είναι το βιβλίο των βιβλίων εργασίας, που περιέχει τις υπογραφές και των δύο εργαζομένων και απολύεται. Η διαβίβαση βιβλίων εργασίας συνιστάται με τη μορφή ξεχωριστού παραρτήματος της πράξης που υποδεικνύει τη σειρά και τους αριθμούς κάθε βιβλίου, συμπεριλαμβανομένων των μη ζητηθέντων.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, παρέχεται η μεταφορά αντιγράφων εγγράφων, αυτό αναφέρεται κυρίως σε μυστικά έγγραφα ή έγγραφα τίτλου ή έγγραφα αυστηρής λογοδοσίας.
Σε περίπτωση απώλειας ορισμένων εγγράφων καισε περίπτωση διαφωνιών σχετικά με αυτό το θέμα, το πιστοποιητικό αποδοχής είναι η κύρια νομική βάση για την επίλυση διαφορών. Επομένως, ο σωστός σχεδιασμός του είναι τόσο σημαντικός, είναι καλύτερα εάν πραγματοποιείται από ειδικό με εμπειρία στην εργασία με έγγραφα.
