Τεκμηρίωση σημαίνει μια εγγραφήπληροφορίες σύμφωνα με τους ρυθμιζόμενους κανόνες, δηλαδή τη διαδικασία επεξεργασίας εγγράφων σε ειδική σειρά. Δεδομένου ότι η διαδικασία καταγραφής δεδομένων μπορεί να πραγματοποιηθεί με διάφορα μέσα, υπάρχουν πολύ διαφορετικά έγγραφα στην πρακτική των διαχειριστικών δραστηριοτήτων - χειρόγραφα, γραφικά, τυπογραφικά, φωτογραφικά και βίντεο υλικό.
Η τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης είναι μια ρυθμιζόμενη διαδικασία, η οποία του παρέχει εγγύηση νομικής ισχύος - μια ποιότητα που περιλαμβάνεται στον κατάλογο της ισχύουσας νομοθεσίας.
Οι δραστηριότητες διαχείρισης συνήθως χρησιμοποιούν έγγραφα κειμένου γραμμένα με το χέρι ή δημιουργούνται σε υπολογιστή. Επομένως, καλούνται τεκμηρίωση διαχείρισης.
Η τεκμηρίωση μπορεί να διαφέρει ως προς τη λειτουργία της,σκοπός, περιεχόμενο, βαθμός μυστικότητας και διαθεσιμότητα πληροφοριών. Οι παράγοντες αντιμετώπισης καθιστούν δυνατή την ταξινόμησή τους σε οργανωτικούς και εξωτερικούς. Το πρώτο, το οποίο δεν υπερβαίνει ένα ίδρυμα ή οργανισμό, και διεξάγεται μεταξύ των συμμετεχόντων του, ονομάζεται υπηρεσία. Η δεύτερη - εξωτερική τεκμηρίωση - πραγματοποιείται μεταξύ οργανισμών διαφόρων τύπων, μεμονωμένων υπαλλήλων που δεν είναι άμεσα υποταγμένοι μεταξύ τους.
Η τεχνική τεκμηρίωση πραγματοποιείται μεσυμμόρφωση με τους καθιερωμένους κανόνες, οι οποίοι διαφέρουν για κάθε τύπο εγγράφου. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για οποιαδήποτε δραστηριότητα διαχείρισης, διότι με αυτόν τον τρόπο η τεκμηρίωση αποκτά νομική ισχύ, η οποία χρησιμεύει ως η πιο αξιόπιστη απόδειξη της γνησιότητας των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτήν.
Τα έγγραφα διαφέρουν επίσης ως προς τον βαθμό γνησιότητάς τους.Πρόχειρα ή αντίγραφα από την κύρια τεκμηρίωση περιέχουν μόνο συγκεκριμένο κείμενο και δεν περιέχουν την ίδια νομική ισχύ με τα πρωτότυπα. Το έγγραφο που περιέχει πληροφορίες και οι παραπάνω λεπτομέρειες που επιβεβαιώνουν τη δύναμη και την αξιοπιστία του θεωρείται αυθεντικό.
