मीटिंग मिनट एक दस्तावेज है जो दर्शाता हैबैठक में विचार किए गए मुद्दों और किए गए निर्णयों के बारे में जानकारी। यह संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन को संदर्भित करता है। मिनटों में सूचना बैठक के सचिव या किसी अन्य अधिकृत व्यक्ति द्वारा एक तानाशाही या मैनुअल रिकॉर्डिंग के आधार पर दर्ज की जाती है। बैठक की शुरुआत से पहले, सभी आवश्यक दस्तावेज तैयार किए जाने चाहिए: एजेंडा, प्रतिभागियों की सूची, भाषणों के ग्रंथों के साथ-साथ संभावित समाधानों का मसौदा तैयार करना।
किसी आयोग या अन्य प्राधिकरण की बैठक के कार्यवृत्त पूर्ण या संक्षिप्त रूप में जारी किए जा सकते हैं। उत्तरार्द्ध में हल किए जाने वाले मुद्दों की चर्चा का पाठ्यक्रम शामिल नहीं है और केवल किए गए निर्णयों को रिकॉर्ड करता है।
एक पूर्ण प्रोटोकॉल में आमतौर पर दो भाग शामिल होते हैं- परिचयात्मक और बुनियादी। परिचयात्मक पत्र में अध्यक्ष, सचिव और बैठक में भाग लेने वालों के नाम, साथ ही साथ उपस्थित लोगों के नाम भी शामिल हैं। यदि उपस्थित लोगों की संख्या 15 से अधिक है, तो नामों की अनिवार्य पूरी सूची का संदर्भ दिया जाता है। यदि वे उपस्थित विभिन्न अधिकारियों से संबंधित हैं, तो कार्य की स्थिति और स्थान प्रत्येक के लिए इंगित किए जाते हैं।
इसके अलावा, परिचयात्मक भाग को आवश्यक रूप से मुद्दों को सूचीबद्ध करना, प्रत्येक मुद्दे के लिए वक्ता के नाम को सूचीबद्ध करना और प्रत्येक मुद्दे के लिए स्पीकर के नाम का संकेत देना आवश्यक है।
उनके मुख्य भाग में बैठक के मिनट एजेंडे के अनुसार अनुभागों के होते हैं। प्रत्येक पैराग्राफ का पाठ, एक नियम के रूप में, एक छोटे आरेख के अनुसार बनाया गया है:
- सुना: पूरा नाम।
- तय (या तय): पूरा नाम।
प्रत्येक प्रस्तुति का सारांश दर्ज किया गया हैप्रोटोकॉल के पाठ में या एक अलग सामग्री के रूप में संलग्न किया जाता है (इस मामले में, प्रोटोकॉल के पाठ में संबंधित लिंक के साथ एक नोट बनाया जाता है)। एक वोट के मामले में, परिणाम दिए गए हैं। प्रत्येक आइटम पर लिया गया निर्णय प्रोटोकॉल में शामिल होना चाहिए।
बैठक के मिनट पर हस्ताक्षर किए जाने चाहिएबैठक के अध्यक्ष और सचिव भी। बैठक या बैठक की तिथि को मिनटों की तिथि माना जाता है। प्रत्येक प्रोटोकॉल को प्रोटोकॉल के संगत समूह के लिए अलग से एक सीरियल नंबर दिया जाता है, यदि आवश्यक हो तो एक अल्फाबेटिक कोड के साथ। अंकन पूरे वर्ष भर में किया जाता है।
निदेशक मंडल की बैठक के कार्यवृत्त उनके अपने हैंविशेषताएं। इस दस्तावेज़ के लिए सामान्य आवश्यकताएं संघीय कानून "ऑन ज्वाइंट स्टॉक कंपनियों" (अनुच्छेद 68) के पाठ में दी गई हैं। इसके अलावा, अगर एक बैठक में निदेशक मंडल शेयरों (प्रतिभूतियों) के मुद्दे पर एक संकल्प को अपनाता है, तो, रूसी संघ में स्वीकृत प्रतिभूति अंक मानकों के अनुसार, इस तरह की बैठक के मिनट सभी बोर्ड सदस्यों के रोल-कॉल वोट के परिणामों को दर्शाते हैं। यह प्रोटोकॉल के लिए मुख्य नियामक आवश्यकता है।
व्यवहार में, इस तरह के प्रोटोकॉल के डिजाइन कर सकते हैंसंकलन की विधि और विस्तार की डिग्री में बहुत भिन्नता है। कुछ मिनट बैठक के विस्तृत प्रतिलेख के अनुरूप हैं, सभी उत्तरों और पूछे गए सवालों को दर्शाते हैं। ऐसे रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता आमतौर पर निदेशक मंडल पर नियमन में तय होती है।
अन्य चरम बैठक का अत्यंत संक्षिप्त मिनट है, जिसमें केवल प्रतिभागियों की रचना, एजेंडा, उठाए गए प्रश्नों के शब्दों और लिए गए निर्णयों की जानकारी शामिल है।
सबसे अच्छा विकल्प आमतौर पर हैबीच में कुछ। एक अति विस्तृत प्रोटोकॉल आमतौर पर बैठक की एक ऑडियो रिकॉर्डिंग के आधार पर तैयार किया जाता है। इसे डिकोड करते समय, अशुद्धि संभव है जो हल किए जा रहे मुद्दों के अर्थ को विकृत करते हैं। इसके अलावा, किसी को यह नहीं भूलना चाहिए कि किसी भी शेयरधारक को बैठक के मिनटों से परिचित होने का अधिकार है। वाणिज्यिक मुद्दों पर चर्चा करते समय, एक विस्तृत प्रोटोकॉल बहुत सारी जानकारी दर्ज कर सकता है जो एक व्यापार रहस्य है।
दूसरी ओर, प्रोटोकॉल की अत्यधिक संक्षिप्ततासाधारण शेयरधारकों को निदेशक मंडल के कार्य के औपचारिक दृष्टिकोण और अपर्याप्त दक्षता के बारे में सोचने के लिए प्रेरित कर सकता है। प्रत्येक प्रश्न के लिए सलाह दी जाती है कि वे चर्चा के सर्जक और प्रतिभागियों को, भाषण के एनोटेशन, पूछे गए प्रश्नों के सार और लेखकों को इंगित करें। अन्य चीजों के बीच यह दृष्टिकोण, प्रत्येक भागीदार के योगदान का अधिक प्रभावी ढंग से मूल्यांकन करना संभव बनाता है।
