दस्तावेजी साक्ष्य की आवश्यकताउन स्थितियों में लिए गए निर्णयों की आवश्यकता होती है जहां वे सामूहिक रूप से लिए जाते हैं। अक्सर, किसी घटना के पाठ्यक्रम को रिकॉर्ड करने के लिए, इस प्रकार की डेटा रिकॉर्डिंग का उपयोग प्रोटोकॉल के रूप में किया जाता है।
"प्रोटोकॉल" शब्द के कई अर्थ हैं - यह हैएक निश्चित स्थिति में कार्यों के लिए एक स्थापित प्रक्रिया हो सकती है, और बैठकों और बैठकों, सम्मेलनों और बैठकों में चर्चा, बहस और निर्णय लेने के अनुक्रमिक पाठ्यक्रम पर डेटा युक्त एक उचित रूप से निष्पादित आधिकारिक दस्तावेज हो सकता है। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि इसके कई रूप हैं, उनके उद्देश्य में भिन्न। निवासियों की बैठक के कार्यवृत्त, उदाहरण के लिए, जांच अधिकारियों या अन्य पर्यवेक्षी प्राधिकरण के कार्यवृत्त की तुलना में थोड़ी भिन्न श्रेणी का एक दस्तावेज़ है।
स्थायी/अस्थायी कॉलेजियम बैठकेंसमुदाय (समितियां, शेयरधारकों की बैठकें, निवासी, निदेशक मंडल) अनिवार्य दस्तावेज के अधीन हैं। संगठन या समूह के अध्यक्ष द्वारा लिए गए निर्णय के आधार पर, बैठक के कार्यवृत्त को पूर्ण (भाषण, वाद-विवाद, प्रश्न और उत्तर की पूरी रिकॉर्डिंग) या संक्षिप्त रूप में रखा जा सकता है। एक नियम के रूप में, बैठक के दौरान, सचिव या अन्य जिम्मेदार व्यक्ति जो कुछ भी होता है उसका रिकॉर्ड रखता है, प्रतिभागियों द्वारा प्रदान की गई संबंधित सामग्री एकत्र करता है, और फिर उन्हें एक दस्तावेज़ में समेकित करता है।
इस अधिकारी के लिए आवश्यकताओं के लिएकागज, फिर उन्हें राज्य मानक में इंगित किया जाता है, जो पंजीकरण के लिए सही प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। तो, निवासियों के मालिकों या अन्य समूहों और संगठनों के प्रतिनिधियों की बैठक के मिनटों में, दस्तावेज़ और संगठन के नाम के अलावा, घटना की तारीख और एजेंडा, अध्यक्ष, सचिव और उपस्थित प्रतिभागियों के बारे में जानकारी इंगित किया जाना चाहिए।
सूचना की प्रस्तुति की एक संक्षिप्त रूपरेखा इस तरह दिखती हैइस प्रकार है: सुनी - बोली (ओं) - तय / तय किया। बताए गए डेटा की सटीकता अध्यक्ष और सचिव के हस्ताक्षर द्वारा समर्थित है। यदि आवश्यक हो, तो बैठक के प्रतिभागी बैठक के कार्यवृत्त की पूरी प्रति और उसके किसी भी भाग से उद्धरण प्राप्त कर सकते हैं।
सूचनात्मक डेटा पर कुछ बारीकियां हैंअपार्टमेंट इमारतों में रहने वाली आबादी की सामूहिक बैठकों के पाठ्यक्रम को दर्शाने वाला एक दस्तावेज। इस मामले में, गृहस्वामियों की बैठक के मिनटों में घटना के रूप पर डेटा शामिल होना चाहिए (लोगों की वास्तविक सभा या एजेंडा आइटम पर अनुपस्थित मतदान), निर्दिष्ट अलग वस्तु का वास्तविक पता और क्षेत्र, की संख्या उपस्थित लोग और उनके वोट।
इसके अलावा, दस्तावेज़ के लिए एक अनिवार्य अनुलग्नकप्रतिभागियों (या उनके प्रतिनिधियों) की एक उपनाम सूची है जो कब्जे में अपार्टमेंट की संख्या को दर्शाती है। यदि अनुपस्थिति में किरायेदारों की राय प्राप्त हुई थी, तो अतिरिक्त सूची में न केवल व्यक्ति के बारे में डेटा होना चाहिए, बल्कि एजेंडे के सभी मुद्दों पर उसके निर्णयों के बारे में भी होना चाहिए। इसमें घर में एक विशिष्ट कमरे के स्वामित्व या कब्जे की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ के बारे में जानकारी भी शामिल होनी चाहिए, साथ ही स्पष्ट और स्वीकृत रूपों (सहमत, असहमत, वर्जित) में एजेंडे में इंगित वस्तुओं पर प्रत्येक नागरिक की इच्छा। केवल इस शर्त के तहत किरायेदारों की बैठक के कार्यवृत्त कानूनी रूप से बाध्यकारी होंगे।
