अपनी आर्थिक गतिविधि के दौरानएक उद्यम या कंपनी कागजों के एक पूरे संग्रह के साथ अति महत्वपूर्ण है, महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण नहीं है। साझेदारों के साथ पत्राचार या कर्मचारियों के बारे में तुच्छ मुद्दों के समन्वय के रूप में व्यावसायिक दस्तावेज, छुट्टियों पर बधाई या बधाई देने का विशेष महत्व नहीं है।
उनमें से जो पेरोल से संबंधित हैं,फंड की कटौती, संघीय या स्थानीय, नियुक्तियों और बर्खास्तगी के संबंध में आदेश और निर्देश को उन लोगों के रूप में वर्गीकृत किया जाता है जिनके लिए संगठन में एक दस्तावेज प्रतिधारण अवधि की आवश्यकता होती है। इन शर्तों को वित्त मंत्रालय के आरएफ मंत्रालय के कानून और आंतरिक आदेशों द्वारा निर्धारित किया जाता है। इस मामले में, यह 07/29/1983 का क्रम संख्या 105 है।
रसीद और भंडारण लेखांकन कैसे किया जाता हैसामग्री, उनका आंदोलन, सत्यापन पर काम की सूची, सूची, लेखा खातों पर प्रतिबिंब, संगठन में दस्तावेजों के लिए भंडारण का समय? सभी कार्यों का एक आधार होना चाहिए: सिर का क्रम, जो कानूनी दस्तावेज प्रवाह पर आधारित है।
यहां कुछ भी आविष्कार करना मुश्किल है, और यह आवश्यक नहीं है, इसलिएकानून का पालन कैसे किया जाता है। जिम्मेदारी का सिद्धांत काफी सरल है: जिसने भी आदेश पर हस्ताक्षर किया है वह इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार है।
भंडारण, संग्रह और शर्तों
सभी रिपोर्टिंग दस्तावेजों में दाखिल किया जाना चाहिएइसके निर्माण की शर्तों के अनुसार। एक चौथाई या एक वर्ष के लिए, मात्रा और मात्रा पर निर्भर करता है। एक छोटा व्यवसाय प्रति वर्ष एक बार में कई अभिलेखागार दर्ज करने में सक्षम होता है, जबकि "वसा" कंपनियों को एक कैबिनेट में प्रति तिमाही दस्तावेज रखना मुश्किल होता है।
संग्रह सीधे संगठन में बनाया गया है, औरइसके निर्माण, साथ ही संगठन में दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को इसके निर्माण की शर्तों और प्रक्रिया के प्रमुख के आदेश का समर्थन करना चाहिए। प्रबंधन द्वारा विकसित यह प्रावधान, संग्रह को बनाए रखने का आधार बन जाता है। विनियमन, रोसारखिव के काम के नियमों के अनुरूप है, और यदि यह सभी बिंदुओं पर उनका पालन नहीं करता है, तो उन्हें अपने मुख्य मूलभूत बिंदुओं का पालन करना चाहिए।
रखरखाव, स्थानांतरण, विनियमन के मुख्य पैरामीटरसंग्रह कार्य और अन्य महत्वपूर्ण शर्तें पूरी होनी चाहिए। इसके लिए जिम्मेदारी प्रबंधक के पास है। यह सभी के लिए स्पष्ट है कि दस्तावेजों के भंडारण के लिए नियमों का पालन करना और उन्हें खो जाने या क्षतिग्रस्त होने से रोकना क्यों आवश्यक है। निरीक्षण, संगठन और कर और अन्य अधिकारियों के बीच विवाद की स्थिति में, वेतन के प्रमाण पत्र के लिए आवेदन करने वाले कर्मचारियों के मामले में, संग्रह से दस्तावेजों का उल्लेख करना आवश्यक होगा।
यदि संगठन ही नहीं, तो संग्रह जारी कर सकता हैअस्पष्ट बिंदुओं से बचने के लिए इस तरह के दस्तावेज और प्रमाण पत्र। जब संगठन में दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें पूरी होती हैं, तो एक व्यक्ति सेवानिवृत्त होने पर आसानी से मदद के लिए आवेदन कर सकता है।
संगठन में दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें
सख्त जवाबदेही की अवधारणा हैवर्कफ़्लो। इनमें मुख्य रूप से ऐसे दस्तावेज शामिल हैं जो वित्तीय विवरणों और कर आधार के गठन से संबंधित हैं। इन दस्तावेजों को बिना असफल दर्ज किया जाना चाहिए। उद्यम, साथ ही संगठन (कंपनी) में दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को उसी तरह से विनियमित किया जाता है।
इस या के विशिष्ट शेल्फ जीवनएक और दस्तावेज़ मानक दस्तावेजों (प्रबंधन) की सूची में इंगित किया गया है, जहां उनके भंडारण की निश्चित अवधि भी है। कई अन्य विनियामक आदेश और कार्य हैं जो व्यावसायिक दस्तावेजों की अवधारण अवधि को दर्शाते हैं। एक लेख के भीतर प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए एक विशिष्ट शेल्फ जीवन को इंगित करना संभव नहीं है। लेकिन यदि आवश्यक हो, तो आप सूची को खोल सकते हैं और वहां से सभी आवश्यक जानकारी ले सकते हैं। हम केवल यह कह सकते हैं कि दस्तावेजों के लिए न्यूनतम संग्रहण अवधि 5 वर्ष है, और अधिकतम 70 है।
संग्रह में दस्तावेजों के भंडारण की अवधि
जब कोई संगठन, कंपनी या उद्यमअपनी गतिविधि समाप्त करता है, और फिर उसे रोक देता है, फिर संपूर्ण दस्तावेज़ प्रवाह को सॉर्ट किया जाता है। प्रबंधन के विवेक पर अनावश्यक दस्तावेजों का कोई भी भाग्य हो सकता है। 5 से 70 साल की भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ों को संग्रह में भेजा जाना चाहिए (जब तक वे संग्रहीत किए जाते हैं) या असाइनमेंट के साथ जमा किए जा सकते हैं। कालक्रम के अनुसार किसी विभाग या संरचनात्मक इकाई से संबंधित होने के लिए दस्तावेज, संख्या, असंतुष्ट दर्ज किए जाने चाहिए। शीर्षक पृष्ठ में एक इन्वेंट्री के साथ जानकारी होनी चाहिए, और फ़ोल्डरों को बुनियादी आवश्यकताओं को पूरा करना होगा:
संग्रह में दस्तावेज़ भेजते समय, एट्रांसफर एग्रीमेंट, साथ ही डुप्लिकेट में सभी प्राप्त दस्तावेजों की एक सूची, जिनमें से एक संगठन के साथ बनी हुई है (असाइनमेंट के साथ) या इसे संरक्षित करने में रुचि रखने वाले व्यक्ति के साथ। दोनों प्रतियों में संग्रह के लिए दस्तावेजों के हस्तांतरण के बारे में जानकारी होनी चाहिए, उस जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए जिसने दस्तावेजों को स्वीकार किया और संस्था की मुहर।
