किसी भी कंपनी को प्रतिबिंबित करना चाहिए कि उसमें क्या हो रहा हैदस्तावेजों में प्रक्रियाओं। यह आंतरिक संगठन के लिए आवश्यक है, विभिन्न नियामक अधिकारियों को रिपोर्ट तैयार करने के लिए आवश्यक है। इसके अलावा, उपयोग किए गए सभी कागजात और जानकारी लगातार अपडेट की जाती हैं: कुछ दिखाई देते हैं, अन्य अप्रचलित हो जाते हैं। और, अंत में, विभागों, विभागों, सिर्फ विशेषज्ञों के बीच एक आदान-प्रदान होता है। यह पूरी प्रक्रिया संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह है।
दस्तावेज़ स्वयं एक मूर्त हैएक वस्तु जिस पर जानकारी को पाठ, ऑडियो या वीडियो रिकॉर्डिंग के रूप में दर्ज किया जाता है। पिछली दो श्रेणियों को कुछ समय पहले कानूनी संस्थाओं के दस्तावेजों के रूप में नहीं माना गया था। हालांकि, अब, जब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का संगठन अभूतपूर्व गति से विकसित हो रहा है, तो ऐसे योग किसी को आश्चर्यचकित नहीं करते हैं। दस्तावेज़ को इस जानकारी को अन्य व्यक्तियों को संग्रहीत करने और स्थानांतरित करने का इरादा है, जबकि अनधिकृत उपयोग से बचाने के तरीके हैं।
एक छोटे से व्यवसाय का वर्कफ़्लो कहाँ से शुरू होता है?
स्वाभाविक रूप से, कुछ ऐसे सिद्धांत हैं जिन्हें संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह के गठन के समय देखा जाना चाहिए। आइए उन्हें नए बनाए गए कानूनी इकाई के लिए चिह्नित करें।
पहली बात यह है कि गतिविधि के लिए आवश्यक दस्तावेजों का कम से कम एक संक्षिप्त रजिस्टर बनाना है। ऐसा कोई कानून नहीं है, जहां पर इनका पूरा वर्णन किया गया हो। लेकिन एक सिद्ध अभ्यास है।
चार्टर, पंजीकरण प्रमाण पत्र, आदि मौजूद होना चाहिए। सभी दस्तावेज उनके साथ शुरू होते हैं, जो पहले एक फाइल में फिट होंगे।
लेकिन फिर प्राथमिकदस्तावेजों, जिस तरह से, कम से कम पांच साल के लिए रखा जाना चाहिए। इसमें चालान, वेबिलबिल, भुगतान दस्तावेज़ शामिल हैं - सब कुछ जो लेनदेन की वैधता की पुष्टि कर सकता है। इसे सबसे महत्वपूर्ण श्रेणी माना जाता है।
इसके अलावा, संगठन में वर्कफ़्लो होना चाहिएभागीदारों और समकक्षों के साथ समझौतों के संचय के लिए प्रदान करते हैं - वे समझौते जो एक व्यापारी के साथ उसकी संपूर्ण गतिविधि में शामिल होते हैं। यहां आप पूर्ववर्तियों के अनुभव का उपयोग कर सकते हैं। परिसर के लिए एक पट्टा समझौते को तैयार करते समय, एक विदेशी कंपनी के साथ एक अनुबंध का समापन, आप नमूने के नमूने का उपयोग कर सकते हैं। वे अनिवार्य प्रावधानों को उन लोगों के साथ जोड़ते हैं जहां आप पहल कर सकते हैं।
अंत में, आंतरिक दस्तावेज बनाए जाते हैंविभागों और कार्यालय अलमारियाँ की गहराई में हमेशा के लिए शेष। इसमें विभिन्न प्रकार के नियम, निर्देश, आदेश, रिपोर्ट इत्यादि शामिल हैं। एक अलग लाइन को केवल कर्मचारियों के पारिश्रमिक पर प्रलेखन कहा जा सकता है। संकलन के संदर्भ में और संग्रह के समय भंडारण के संदर्भ में बहुत सख्त कानूनी आवश्यकताएं हैं।
आधार के रूप में क्या लेना है?
अंत में, कम या ज्यादा बनाने के लिएसंगठन में संतोषजनक दस्तावेज़ प्रवाह, यह बहुत सारे निर्देशों और कानूनों के माध्यम से देखने के लिए आवश्यक होगा। लेकिन हम कुछ और भी सलाह दे सकते हैं: एक समान कर व्यवस्था और एक मॉडल के रूप में गतिविधि के इतिहास के साथ एक समान कानूनी इकाई लें। और अगर पहले से ही एक टैक्स ऑडिट हो गया है, तो आप निश्चित रूप से उच्च-गुणवत्ता की सलाह प्राप्त कर सकते हैं।
नतीजतन, एक छोटे व्यवसाय के रूप में वर्गीकृत संगठन के वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करना बहुत मुश्किल नहीं है। आपको बस थोड़ी सफाई दिखाने की जरूरत है।
यह बड़ी कंपनियों में अधिक कठिन है, जहां यह पूरी तरह से हैएक प्रणाली जहां एक दस्तावेज़ का संचलन एक पूर्ण चक्र से गुजरता है: सृजन, पंजीकरण, पता करने वाले को अग्रेषित करना या कलाकार को संचरण करना, परिचित करना और, अंत में, निष्पादन। वे वर्कफ़्लो शेड्यूल के लिए भी प्रदान करते हैं - आरेख जो दस्तावेजों के आंदोलन की प्रक्रिया को दर्शाते हैं, जिस क्षण से वे बनाए जाते हैं और भंडारण में उनके स्थानांतरण के साथ समाप्त होते हैं। स्वाभाविक रूप से, उद्यमों की संरचनाओं में अंतर के कारण यहां एकीकरण असंभव है। इसलिए, प्रत्येक संगठन इन शेड्यूल को स्वतंत्र रूप से विकसित करता है।
