कई संगठनों की सफलता निर्भर करती हैअच्छी तरह से संरचित कार्य से। प्रत्येक कर्मचारी, अकेले एक प्रबंधक को, कागजी कार्रवाई को समझना चाहिए। यह क्या है, इसकी विशेषताएं क्या हैं, मुख्य प्रकार, और दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करते समय क्या ध्यान में रखा जाता है?
प्रत्येक कंपनी, चाहे उसकी स्थिति कुछ भी हो औरकर्मचारियों की संख्या, अपनी गतिविधियों के मुद्दों के दौरान और बड़ी संख्या में दस्तावेजों को संसाधित करती है। वे सभी संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को संदर्भित करते हैं। इस मामले में मूल अवधारणाओं में कार्यालय का काम और वर्कफ़्लो शामिल हैं।
कार्यालय का कार्य एक प्रकार की गतिविधि हैजो आधिकारिक दस्तावेजों के निर्माण को सुनिश्चित करता है, और उनके साथ काम भी आयोजित करता है। बदले में, दस्तावेज़ प्रवाह को एक प्रकार की गतिविधि के रूप में समझा जाता है, जिसका उद्देश्य किसी कंपनी में दस्तावेजों के आंदोलन को उस क्षण से संगठित करना या प्राप्त करना है, जब तक कि उनके साथ काम पूरा नहीं हो जाता है (तब तक पता भेजने वाले, सबमिट करना उन्हें पुरालेख)।
अक्सर, कार्यालय के काम के लिए, संगठन एक या अधिक कर्मचारियों को असाइन करता है जो प्रक्रिया को नियंत्रित करते हैं।
कोई भी व्यवसाय मौजूद नहीं हो सकता हैकानून की परवाह किए बिना। यह वह है जो कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह को नियंत्रित करता है। इन क्षेत्रों में प्रश्न सचिवों, अभिलेखागार और कार्मिक विभाग के कर्मचारियों द्वारा तय किए जाते हैं।
रिकॉर्ड प्रबंधन डेटा निर्धारण पर आधारित हैएक कागज या इलेक्ट्रॉनिक अधिनियम के निर्माण के माध्यम से। इस संबंध में, एक वर्कफ़्लो दिखाई देता है, अर्थात्, किसी भी दस्तावेज़ का निर्माण के क्षण से आंदोलन और उसके निष्पादन के साथ समाप्त होता है। दस्तावेज़ प्रवाह को आंतरिक और बाहरी में विभाजित किया जा सकता है।
दस्तावेजों का आंतरिक संचलन निम्नलिखित चरणों द्वारा दर्शाया गया है:
बाहरी कारोबार में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
नेतृत्व के बारे में, वर्कफ़्लो है:
किसी भी दस्तावेज़ के प्रत्येक आंदोलन को एक विशेष पत्रिका में दर्ज किया जाना चाहिए। यह एक अकाउंटिंग जर्नल, डॉक्यूमेंट कार्ड, इलेक्ट्रॉनिक जर्नल आदि हो सकता है।
कुछ कर्मचारियों को समझ में नहीं आता हैकार्यालय का काम। सचिव अच्छी तरह से जानता है कि यह क्या है, क्योंकि संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह की निगरानी करना उसकी प्रत्यक्ष जिम्मेदारी है। सचिवालय दस्तावेजों के साथ कार्यालय प्रदान करने के मुख्य कार्यों को करने के लिए बाध्य है। काम के रूप और ख़ासियत को ध्यान में रखते हुए, कार्यालय के काम में विभाजित किया जा सकता है:
छोटे संगठनों में, फ़ंक्शनएक क्लर्क किसी भी कर्मचारी द्वारा किया जा सकता है जिसे यह कर्तव्य सौंपा जाता है, या प्रबंधक स्वयं। यदि इन कार्यों को रोजगार अनुबंध में कर्मचारी द्वारा वर्तनी नहीं किया जाता है, तो उनके निष्पादन के लिए एक अतिरिक्त समझौता जारी करना आवश्यक है, जहां उन्हें संकेत दिया जाएगा, और एक क्लर्क के कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए मौद्रिक पारिश्रमिक की राशि भी संकेत किया जाना चाहिए।
कंपनी के आकार और इसके रूप के बावजूद, प्रबंधक को कार्यालय के काम के लिए निर्देशों की उपस्थिति की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए।
एक निर्देश केवल एक आदर्श कार्य नहीं है,कार्यालय का काम स्थापित करने की अनुमति। यह क्या है? यह कंपनी का एक आंतरिक दस्तावेज है, जिसे प्रबंधन के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया है, और इसकी कोई समाप्ति तिथि नहीं है।
यहां दस्तावेजों के आंदोलन के मुख्य चरण निर्धारित हैं, उन अधिकारियों की एक सूची है जिनके पास किसी विशेष दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है, उन्हें भरने और बाहर भरने के उदाहरण दिए गए हैं।
एचआर प्रशासन पर विचार करें। यह क्या है? यदि संगठन में कम से कम एक कर्मचारी काम करता है, तो उसके लिए संबंधित दस्तावेज अनिवार्य हैं।
एचआर प्रबंधन को आंदोलन के रूप में समझा जाता हैएक नागरिक के काम से संबंधित विशेष दस्तावेज। अक्सर मामलों में, इस तरह के प्रलेखन का रखरखाव कार्मिक विभाग के कर्मचारियों को सौंपा जाता है। उन्हें निर्देश के विनियमित नियमों के अनुसार एक कर्मचारी से दस्तावेजों को स्वीकार करना चाहिए, उन्हें संसाधित करना चाहिए और उन्हें संग्रहीत करना चाहिए। इसके अलावा, उनकी जिम्मेदारियों में वर्गीकृत डेटा सहित व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण शामिल है।
गोपनीयता के नियमों के अनुपालन में मानव संसाधन प्रशासन को सामान्य से अलग किया जाता है।
उच्च प्रौद्योगिकी और कम्प्यूटरीकरण के युग में हैकाफी कुछ उद्यम, और छोटे नहीं, जो कागजी कार्रवाई का संचालन करते हैं। कार्यालय दस्तावेज़ अभी भी नियमित पत्रिकाओं में दर्ज किए जाते हैं, और पत्र डाक द्वारा भेजे जाते हैं।
यह, सबसे पहले, कर्मचारियों की अनिच्छा के कारण हैपीछे हटना, और दूसरी बात, सभी को वित्तीय सहायता नहीं है। लेकिन प्रत्येक प्रबंधक को यह समझना चाहिए कि भविष्य में अनुकूलन में महत्वपूर्ण निवेश कंपनी की लागत को काफी कम कर सकते हैं।
