Cada transacción comercial de una empresa u organización debe documentarse, es decir, ejecutarse utilizando los documentos primarios apropiados.
Los documentos contables primarios son la base paraingreso de datos en registros contables que reflejan transacciones comerciales en contabilidad. Estos documentos son fundamentales en la preparación de los estados fiscales y financieros.
En otras palabras, documentos primariosLa contabilidad refleja absolutamente todas las operaciones comerciales realizadas por la empresa. Se almacenan en la organización para garantizar sus propias necesidades y su presentación a las autoridades reguladoras, así como para otros fines. Los documentos contables primarios pueden destruirse solo al final de los plazos establecidos para su almacenamiento por ley.
Documentos contables primariosregistrar hechos de la realización de operaciones comerciales. Para organizar los datos, se elaboran en documentos contables consolidados. Para fines contables, se utilizan dos tipos de documentos: documentos primarios y registros contables.
Un documento primario es un documento que contiene información sobre una transacción comercial particular y confirma su implementación con su hecho.
Los documentos primarios se compilan en estrictode acuerdo con los requisitos de la ley con la inclusión de todos los detalles obligatorios. Estos incluyen: título del documento; lugar y fecha de su compilación; nombre de la entidad jurídica en nombre de la cual se prepara el documento; alcance y contenido de la operación; unidades de medida para la operación; puestos de personas responsables; firma personal o electrónica de la persona que realiza la transacción comercial. Solo bajo esta condición tienen fuerza legal.
Los principales tipos de documentos primarios:facturas consumibles; órdenes de pago; recibos de pago; actos de trabajo realizados; gastos en efectivo y garantías de recibos, informes anticipados, etc. Estos documentos contienen información sobre la transacción comercial.
En varios casos establecidos por ley, las formas de los documentos primarios pertenecen a las formas de informes estrictos.
Dependiendo de los tipos de operaciones, los documentos principales se dividen en documentos para contabilidad y remuneración de la mano de obra, para contabilizar activos fijos, para contabilizar liquidaciones en efectivo, para contabilizar transacciones en efectivo, etc.
Documentos contables primarioscompilado durante las operaciones o inmediatamente después de ellas. Puede componerlos en formularios preimpresos con tinta negra (azul) o con un sello, facsímil u otro método establecido. Se prohíben las correcciones injustificadas y cualquier limpieza en los documentos. Los errores solo pueden corregirse de manera correcta, eliminando información incorrecta e inscribiendo la información correcta. Se realiza la inscripción "fija", se indica la fecha y se pone la firma del responsable.
Además de los documentos primarios en papel, hayelectrónica Se denominan documentos, cuya información se registra en forma de datos electrónicos, teniendo en cuenta todos los detalles requeridos. Se crean, transmiten, almacenan y convierten por medios electrónicos en una forma visual. De acuerdo con la legislación de la empresa, tiene derecho a aplicar documentos en formato electrónico en sus actividades. En este caso, el cumplimiento de la ley sobre firmas electrónicas es un requisito previo.
Se conservan los documentos contables primarios.bajo la supervisión del jefe de contabilidad. El propietario de la empresa es responsable de su seguridad. Los documentos procesados deben ser archivados. Hasta este momento, se almacenan en la contabilidad en armarios cerrados.
