Una reunión de negocios es una de las formas de comunicación empresarial, cuyo propósito es una discusión colectiva, comprender los problemas y cuestiones de una empresa (organización) y tomar una decisión adecuada.
Los tipos de reuniones de negocios se distinguen de acuerdo con el objetivo principal o las tareas que deben resolverse: planificación, motivación, rutina interna de actividad, control sobre las actividades de los empleados y otros.
La celebración y preparación de una reunión de negocios tiene una cierta tecnología, que le permite dominar fácilmente esta forma de comunicación comercial.
Paso 1. Determinar el propósito de la reunión y la agenda.
Una reunión de negocios no es solo una reuniónempleados Su objetivo debe verse como un resultado objetivo, es decir, la adopción de una decisión específica. Por lo tanto, este resultado debe formularse con anticipación. Cuanto más específica sea la redacción de la decisión, más efectiva será la reunión y se logrará el resultado. En el proceso de determinar la meta, el organizador debe responder la pregunta: ¿Puede este problema resolverlo un empleado específico en el orden de trabajo actual? ¿Es posible reemplazar la reunión con otra forma de resolver el problema?
La agenda se prepara de antemano.Los participantes de la reunión deben familiarizarse con la próxima discusión, los materiales necesarios para poder pensar en una solución. Además, cada ítem de la agenda debe tener su propio objetivo-resultado. Además de los temas en la agenda, se informa a los participantes de la reunión sobre el tiempo asignado para la discusión de cada tema.
Paso 2. Determinar el tiempo y el número de participantes.
Tradicionalmente reuniones de negocios (exceptoemergencia) se llevan a cabo en un día específico de la semana en la tarde. Es necesario determinar el círculo de participantes de tal manera que se administre el número mínimo de empleados. La mejor opción es 6-7 personas. La resolución constructiva de problemas y problemas depende de la presencia de solo partes interesadas. Es mejor confiar la celebración de la reunión a los empleados más competentes en este tema.
Paso 3. Organización del lugar.
Los organizadores deben predecir cómoquizás la compatibilidad de los participantes de la reunión. Esto permitirá organizar sillas y asientos para aumentar la eficacia de la comunicación. La información se percibe mejor y más rápido si la cara, los ojos y los gestos del hablante son claramente visibles.
Paso 4. Celebración de una reunión: duración y horario.
Una reunión de negocios tiene algunos componentes,que afectan directamente la efectividad de la toma de decisiones. La duración óptima no debe exceder los 40-45 minutos. Psicológicamente, la mente colectiva no podrá trabajar productivamente más allá de este tiempo. Si es necesario continuar la discusión, se recomienda tomar un descanso de al menos 30 minutos, lo que aumenta el bienestar y la atención.
La reunión de negocios debe tener límites de tiempo.actuaciones. La supervisión del cumplimiento de la normativa es responsabilidad del presidente. Sin embargo, el respeto a las regulaciones de todos los participantes en la reunión muestra la competencia de los empleados.
Paso 5. Acta de la reunión.
Elaboración de un documento oficial de fijaciónLas principales etapas de la reunión, los nombres de los oradores, las propuestas y las decisiones tomadas, un componente necesario de una reunión de negocios. Según el protocolo, el jefe tiene derecho a exigir la ejecución de las decisiones tomadas.
Paso 6. Análisis de la preparación y realización de la reunión.
Деловое совещание считается успешным, если можно Responda positivamente a las preguntas: ¿Qué tan correctamente definido está el círculo de participantes en la reunión? ¿La ubicación de los participantes contribuyó a la efectividad de la comunicación? ¿Qué tan interesados estaban los participantes en la discusión? ¿Qué sirvió para las estrategias de decisión espontáneas? ¿Qué contradicciones aparecieron entre los objetivos personales y colectivos? ¿Qué causó los conflictos que ocurrieron (si ocurrieron)? ¿Se pasó el tiempo de la reunión efectivamente?
