पत्रकारों की बहुत अधिक भागीदारी हैप्रेस कॉन्फ्रेंस, क्योंकि वे पहली बार में सबसे अधिक प्रासंगिक जानकारी प्राप्त करने का अवसर प्रदान करते हैं। वे बड़ी कंपनियों, लोकप्रिय लोगों के प्रतिनिधियों द्वारा भाग लेते हैं। किसी भी समस्या पर ध्यान आकर्षित करने, एक नई प्रकार की सेवा पेश करने का एक अवसर है, कंपनी ने जो सफलताएं हासिल की हैं, उनके बारे में बताएं। आखिरकार, एक प्रेस कॉन्फ्रेंस एक केंद्रीय घटना है जहां कई महत्वपूर्ण मुद्दों और कार्यों को हल किया जाता है। इसलिए, यह जानना महत्वपूर्ण है कि किसी घटना को ठीक से कैसे व्यवस्थित किया जाए।
में रुचि रखने वाले बड़े संगठनमीडिया में उनकी गतिविधियों का उद्देश्य कवरेज, प्रेस कॉन्फ्रेंस की आवृत्ति के लिए अग्रिम योजना। इसके अलावा, ऐसी घटनाओं की आवृत्ति प्रेस में विश्वास की बात करती है और स्थिरता की भावना पैदा कर सकती है। मध्यम आकार के संगठनों को अपने लिए निर्धारित करना चाहिए कि उनके लिए सबसे अच्छा काम क्या होगा। ज्यादातर, पत्रकारों को हर महीने या तिमाही में आमंत्रित किया जाता है।
घटना के मुख्य विषय पर विचार करने के बाद (एक कहानीबाजार की स्थिति, कंपनी की नई सेवाओं की प्रस्तुति, तिमाही के लिए गतिविधियों का विश्लेषण), इसे आवश्यक रूप से तैयार करना आवश्यक है। इसे एक तरह से ध्वनि होना चाहिए जो आगामी प्रेस कॉन्फ्रेंस पर ध्यान आकर्षित करता है।
यह सलाह दी जाती है कि प्रेस कॉन्फ्रेंस न होजिला, शहर या प्रमुख घटनाओं के साथ मेल खाता है जो पत्रकारों के एक महत्वपूर्ण अनुपात को विचलित कर सकता है। एक प्रेस कॉन्फ्रेंस के लिए सबसे अच्छा समय मिडवीक होगा, दोपहर बाद चार बजे से पहले नहीं। अधिकारियों द्वारा आयोजित किए जाने वाले समान के साथ मेल खाना भी आपके कार्यक्रम के लिए अवांछनीय है।
उस स्थान का चयन करना जहाँ आप रखने की योजना बनाते हैंप्रेस सम्मेलन संगठन की क्षमताओं पर आधारित होना चाहिए। कमरे में आवश्यक रूप से कम से कम बीस लोगों को समायोजित करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए, लेकिन, दूसरी तरफ, बहुत अधिक खाली स्थान नहीं होना चाहिए, ताकि घटना की तुच्छता की भावना पैदा न हो। आपको इस बात पर ध्यान देना चाहिए कि क्या हॉल में माइक्रोफोन हैं, यदि आवश्यक हो, तो प्रोजेक्शन स्क्रीन की उपस्थिति का ध्यान रखें। यदि टीवी के पत्रकारों को आमंत्रित किया जाता है, तो उन्हें टीवी कैमरे रखने के लिए मुफ्त स्थान प्रदान करना होगा।
एक प्रेस कॉन्फ्रेंस तैयार करने और संचालित करने के लिएउच्च स्तर पर आयोजित किए गए थे, मीडिया की एक सूची तैयार करना आवश्यक है जिनके प्रतिनिधि आयोजन में भाग लेंगे। निर्धारित सम्मेलन से दो हफ्ते पहले, पत्रकारों को प्रेस विज्ञप्ति जारी की जाती है, साथ ही निमंत्रण भी दिया जाता है, जिसमें कार्यक्रम का विषय, पत्रकार का नाम, दिनांक और स्थान शामिल होता है। यदि पता थोड़ा ज्ञात सड़क पर है, तो ट्रैफ़िक आरेख के साथ निमंत्रण प्रदान करना बेहतर है। कार्यक्रम की पूर्व संध्या पर, मेहमानों की संख्या को स्पष्ट करने के लिए, पत्रकारों को कॉल करने की आवश्यकता है। आखिरकार, वे निमंत्रण को भूल सकते हैं या प्रेस विज्ञप्ति प्राप्त नहीं कर सकते हैं।
सम्मेलन शुरू होने से पहले प्रतिभागियों का पंजीकरण किया जाता है। बाद में, इस आयोजन के मेजबान को आमंत्रित पत्रकारों की पूरी सूची प्राप्त होती है। एक प्रेस कॉन्फ्रेंस आयोजित करने के लिए आतिथ्य का वातावरण बनाया, आपको पत्रकारों के लिए तालिकाओं का ध्यान रखने की आवश्यकता है, जिन पर मीडिया के नाम रखे जाएं।
पत्रकारों के लिए, विशेषप्रस्तुति पैकेज जिसमें "हैंडआउट्स" शामिल हैं, जिसमें एक प्रेस रिलीज़, व्यक्तियों की प्रेस कॉन्फ्रेंस में बोलने वालों की सूची, प्रचार और विज्ञापन सामग्री शामिल हैं।
प्रेस सचिव इसके लिए जिम्मेदार हैंप्रेस कॉन्फ्रेंस, इवेंट खोलता है, अपनी थीम की घोषणा करता है, फिर प्रेस कॉन्फ्रेंस देने वाले लोगों का परिचय देता है। इसके अलावा, उनके कर्तव्यों में नियमों की निगरानी शामिल है। एक प्रवक्ता को एक संवाद आयोजित करने में सक्षम होना चाहिए। उसे चाहिए, जब बातचीत में कोई अड़चन आए, तो दिखाई देने वाले विराम को भरें।
जिस मेज पर व्यक्ति बैठते हैं,एक प्रेस कॉन्फ्रेंस देते हुए, उनके नाम और पदों के साथ संकेत रखना आवश्यक है। एक लंबे समय के लिए डिज़ाइन की गई घटनाओं के लिए, आपको एक कॉफी ब्रेक, शौचालय और धूम्रपान कमरे की यात्रा के लिए एक ब्रेक प्रदान करना चाहिए।
