Οργάνωση και διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού- Η άμεση ευθύνη του προσωπικού εξυπηρέτησης. Σε καταστάσεις δημιουργίας ενός νέου οργανισμού, μετασχηματισμού των παλαιών ή άλλων επιλογών για αναδιοργάνωση, το τμήμα διοίκησης και προσωπικού πρέπει να γνωρίζει τα κύρια σημεία της εργασίας: εκπαίδευση και εύρεση υπαλλήλων, πρόσληψη, μεταφορά και απόλυση προσωπικού, καθώς και τους κανόνες αρχειοθέτησης και λειτουργικής αποθήκευσης εγγράφων.
Σε οποιονδήποτε οργανισμό, ανεξάρτητα από τη μορφήιδιοκτησία, υπάρχουν προσωπικό. Διαφέρει ως προς τον αριθμό και τη σύνθεση, όσον αφορά τις λειτουργίες και το επίπεδο δεξιοτήτων. Το καθήκον του τμήματος προσωπικού είναι να διασφαλίσει ότι όλα τα ζητήματα και τα προβλήματα που σχετίζονται με τους υπαλλήλους της επιχείρησης επιλύονται όσο το δυνατόν γρηγορότερα και ικανότερα.
Το σταθερό έργο του οργανισμού εξαρτάται απότο προσωπικό της. Το πρωταρχικό καθήκον της υπηρεσίας προσωπικού είναι η κατάλληλη και έγκαιρη επιλογή των υπαλλήλων, η διεξαγωγή διαχείρισης αρχείων προσωπικού σύμφωνα με το νόμο και η έγκαιρη υποβολή εγγράφων στο αρχείο. Αυτή είναι η βάση για τη σταθερή λειτουργία οποιασδήποτε επιχείρησης.
Η οδηγία για τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού είναι ξεκάθαραυποδεικνύει την ανάγκη κατάρτισης ειδικών προσωπικού. Ωστόσο, στην πράξη, συχνά υπάρχει πρόβλημα με την εκπαίδευση των εργαζομένων του επιθυμητού προφίλ.
Τα ανώτατα και δευτεροβάθμια ειδικά εκπαιδευτικά ιδρύματα δεν το κάνουναπόφοιτοι ειδικοί με τόσο στενό προσόν όπως «διαχείριση αρχείων προσωπικού». Η προπόνηση πραγματοποιείται συνήθως επί τόπου ή σε εξειδικευμένα μαθήματα. Είναι επίσης δυνατό να εκπαιδεύσετε έναν υπάλληλο απευθείας στο χώρο εργασίας χρησιμοποιώντας τη μέθοδο καθοδήγησης.
Η κατάρτιση της διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού των ειδικών περιλαμβάνει τους ακόλουθους τρόπους:
Ανθρώπινοι πόροι και γενική οργάνωσηΗ διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ισχύουσα νομοθεσία και τα εσωτερικά κανονιστικά έγγραφα. Αυτή η δυνατότητα σχετίζεται με τις αποχρώσεις της εργασίας με μεγάλο αριθμό προσωπικών εγγράφων, τα οποία είναι συχνά εμπιστευτικά.
Η τήρηση αρχείων στην υπηρεσία προσωπικού ρυθμίζεται από τις ακόλουθες πράξεις:
Οι υπάλληλοι της υπηρεσίας προσωπικού υποχρεούνται να συμμορφώνονται αυστηρά με τις απαιτήσεις των κανονιστικών διατάξεων και, πάνω απ 'όλα, του Κώδικα Εργασίας.
Η διεξαγωγή διαχείρισης αρχείων προσωπικού ξεκινά με την αναζήτηση και εγγραφή προσωπικού. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να αποφασίσετε για τις επιλογές εύρεσης νέων υπαλλήλων. Μεταξύ αυτών, ξεχωρίζουν τα ακόλουθα:
Όλες οι επιλογές για την εύρεση υπαλλήλων έχουν τα δικά τους πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, ο υπάλληλος του τμήματος προσωπικού πρέπει να αξιοποιήσει στο έπακρο όλες τις ευκαιρίες για να κλείσει η κενή θέση.
Όταν βρεθεί ένας αιτών, κρατείται μαζί τουσυνέντευξη Είναι επιθυμητό να τεκμηριωθεί η πορεία του: είναι ευκολότερο να λαμβάνετε μια ισορροπημένη απόφαση για πρόσληψη ή απόρριψη. Στην τελευταία περίπτωση, το άτομο θα ειδοποιηθεί γραπτώς για τον λόγο εντός πέντε εργάσιμων ημερών. Εάν ο αιτών είναι κατάλληλος για κενή θέση, τότε πρέπει να εγγραφεί. Από αυτό ξεκινά η προετοιμασία τεκμηρίωσης προσωπικού για έναν συγκεκριμένο υπάλληλο.
Στάδια υποβολής αίτησης για εργασία:
Η διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού περιλαμβάνειυποχρεωτική εγγραφή λογιστικών εγγράφων, ιδίως προσωπικού και προσωπικών καρτών. Αυτά τα έγγραφα είναι υποχρεωτικά για οργανισμούς κάθε μορφής ιδιοκτησίας
Τα επίπεδα στελέχωσης και στελέχωσης πρέπει να είναι ενημερωμένα και να ανταποκρίνονται στις ανάγκες του οργανισμού. Περιέχει τα ονόματα όλων των θέσεων, τον αριθμό των τιμών με ένδειξη των κενών θέσεων για μια δεδομένη περίοδο.
Οι προσωπικές κάρτες είναι ενοποιημένα έγγραφα,που περιέχει σύντομα δεδομένα σχετικά με την εργασιακή δραστηριότητα και τα προσωπικά στοιχεία του εργαζομένου. Υπόκεινται σε αυστηρές λογιστικές και ειδικές συνθήκες αποθήκευσης, σε μέρη που αποτρέπουν ζημιές και κλοπές.
Γενικές εργασίες γραφείου στην εργασία προσωπικούεκφράζεται κυρίως σε εντολές και εντολές της διοίκησης. Αυτά τα έγγραφα μπορούν να αφορούν τόσο τους μεμονωμένους υπαλλήλους όσο και ολόκληρο το προσωπικό στο σύνολό του. Διαφέρουν ως προς τα χαρακτηριστικά σχεδίασης και εφαρμογής.
Οι περισσότερες από τις παραγγελίες και οδηγίες που αφορούνσυγκεκριμένες ενέργειες με έναν υπάλληλο έχουν μια ενοποιημένη φόρμα. Υπόκεινται σε υποχρεωτική συμφωνία με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη και εξοικείωση με τον υπάλληλο έναντι παραλαβής. Τα αντίγραφα των παραγγελιών προσωπικού φυλάσσονται στο προσωπικό αρχείο και τα πρωτότυπα διατηρούνται σε ξεχωριστούς φακέλους.
Για να καταγράψετε τη μετακίνηση των εγγράφων, το γραφείο λειτουργείΗ υπηρεσία προσωπικού περιλαμβάνει τη συντήρηση εξειδικευμένων περιοδικών. Πρόκειται για πίνακες σε μορφή πολυσέλιδων μορφών, που συχνά είναι ενοποιημένοι. Συνήθως τυλίγονται είτε σε μεγάλα σημειωματάρια είτε αγοράζονται έτοιμα σε εξειδικευμένα καταστήματα.
Τύποι περιοδικών HR:
Όλα τα περιοδικά πρέπει να είναι δεμένα και να σφραγίζονται χωρίς αποτυχία και τα φύλλα πρέπει να είναι αριθμημένα. Θα πρέπει να αποθηκεύονται ξεχωριστά από όλα τα έγγραφα. Κατά προτίμηση σε ασφαλή ή ειδική ντουλάπα.
Η συντήρηση προσωπικών αρχείων είναι προαιρετική. Ωστόσο, οι περισσότεροι οργανισμοί συλλέγουν έγγραφα υπαλλήλων με τη μία ή την άλλη μορφή. Φυσικά, είναι πιο βολικό να το κάνετε σε έναν φάκελο.
Ένα προσωπικό αρχείο είναι ένα σύμπλεγμα τεκμηριωμένων προσωπικών πληροφοριών για έναν υπάλληλο, που συλλέγονται και σχηματίζονται με μια συγκεκριμένη σειρά. Μπορεί να περιλαμβάνει μια ποικιλία εγγράφων και αντιγράφων:
Τα προσωπικά αρχεία περιλαμβάνουν προσωπικάπληροφορίες, πρέπει να διατηρούνται μακριά από άλλα έγγραφα. Η πρόσβαση σε αυτά επιτρέπεται μόνο σε έναν αυστηρά περιορισμένο κύκλο υπαλλήλων. Μετά την απόλυση προσωπικού, τα προσωπικά αρχεία παραδίδονται στο αρχείο αποθήκευσης αρχείων.
Όλοι οι οργανισμοί πρέπει να διατηρούν τα βιβλία εργασίαςδικό του προσωπικό, με εξαίρεση τους μισθωτούς που προσλαμβάνονται με μερική απασχόληση. Κατά την αρχική είσοδο, ο εργοδότης αποκτά ανεξάρτητα κενά έντυπα και κάνει την πρώτη είσοδο σε αυτά. Οι αντίστοιχες πληροφορίες για τον υπάλληλο εισάγονται στη σελίδα τίτλου. Στη συνέχεια, είναι απαραίτητο να παρακολουθείτε τη συνάφειά τους και να κάνετε αλλαγές στο χρόνο.
Κατά την εξάπλωση του κύριου μέρους, γίνονται καταχωρήσεις σχετικάεργατικές και κοινωνικές δραστηριότητες του εργαζομένου, αποδοχή μόνιμων μεταβιβάσεων, απόλυση. Όλες οι καταχωρήσεις αριθμούνται με γενικό τρόπο και καταχωρούνται βάσει της παραγγελίας. Η επιστολή παραίτησης συνοδεύεται από τη σφραγίδα του οργανισμού και την υπογραφή του επικεφαλής.
Οι καταχωρήσεις στο βιβλίο εργασίας γίνονται με το χέρι, μπλεστυλό, σαφές και κατανοητό χειρόγραφο. Παρακολουθήστε προσεκτικά τη συνάφεια και την ακρίβεια των δεδομένων που έχετε εισαγάγει. Εάν είναι απαραίτητο να διορθώσετε τις πληροφορίες, τότε πρέπει να διαγραφούν προσεκτικά με μία γραμμή και οι τρέχουσες πληροφορίες πρέπει να εισαχθούν. Αυτή η ενέργεια πρέπει να επιβεβαιωθεί από την υπογραφή της κεφαλής και της σφραγίδας.
Αποθηκεύουν βιβλία εργασίας ξεχωριστά από άλλα έγγραφα, σε θυρίδα ασφαλείας. Απαγορεύεται η παράδοσή τους σε υπαλλήλους ή τρίτους χωρίς ειδική παραγγελία από τις αρμόδιες αρχές.
Η αποθήκευση των εγγράφων προσωπικού καθορίζεται από αυτάιδιαίτερη σημασία. Περιέχουν προσωπικά στοιχεία και είναι εμπιστευτικά. Τέτοια δεδομένα δεν υπόκεινται σε μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη. Διαφορετικά, επιβάλλεται πρόστιμο στους υπαλλήλους του τμήματος προσωπικού και στον επικεφαλής του οργανισμού.
Για να οργανώσετε τη σωστή αποθήκευση προσωπικούέγγραφα στην υπηρεσία προσωπικού, είναι επιθυμητό να υπάρχει ξεχωριστός χώρος. Πρέπει να υπάρχει μια είσοδος σε αυτό και πρέπει να είναι εξοπλισμένη με μεταλλική πόρτα με συναγερμό.
Τα ίδια τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται σε μέταλλοντουλάπια ή χρηματοκιβώτια. Αποφύγετε την πρόσβαση στο φως του ήλιου και τη σκόνη, καθώς και ακραίες θερμοκρασίες και υπερβολική υγρασία. Αυτά τα απλά βήματα θα σας βοηθήσουν να αποθηκεύσετε τα προσωπικά σας στοιχεία.
