Новинари изузетно цене учешће уконференције за штампу, јер пружају могућност добијања најрелевантнијих информација из прве руке. Њима присуствују представници великих компанија, популарни људи. Постоји прилика да скренете пажњу на било који проблем, представите нову врсту услуге, испричате о успесима које је компанија постигла. На крају крајева, конференција за штампу је централни догађај где се решавају многа важна питања и задаци. Стога је важно знати како правилно организовати догађај.
Велике организације заинтересоване заобјективно извештавање о њиховим активностима у медијима, унапред планирајте учесталост конференција за штампу. Штавише, учесталост таквих догађаја говори о поверењу у штампу и може створити осећај стабилности. Организације средње величине морају саме одредити шта ће за њих најбоље функционисати. Најчешће су новинари позвани сваког месеца или квартално.
Након размишљања о главној теми догађаја (прича отржишна ситуација, презентација нових услуга предузећа, анализа активности за квартал), потребно је то кратко сажети. Требало би да звучи на начин који скреће пажњу на предстојећу конференцију за штампу.
Препоручљиво је да конференција за штампу нијепоклапало се са окружним, градским или великим догађајима који би могли омести значајан део новинара. Најбоље време за конференцију за штампу биће средином недеље, најкасније до четири поподне. Такође је непожељно да се ваш догађај подудара са сличним догађајем који ће одржати власти.
Избор места на којем планирате да се држитеконференције за штампу треба да се заснивају на могућностима организације. Соба мора нужно бити довољно пространа да прими најмање двадесет људи, али, с друге стране, не би требало бити пуно слободног простора, како не би створили осећај безначајности догађаја. Треба обратити пажњу на то да ли у холу постоје микрофони, ако је потребно, водите рачуна о присуству пројекционих екрана. Ако су позвани новинари са ТВ-а, они морају да обезбеде бесплатан простор за постављање ТВ камера.
Да припреми и одржи конференцију за штампуодржани су на високом нивоу, потребно је саставити списак медија чији ће представници учествовати у догађају. Две недеље пре заказане конференције, новинарима се шаљу саопштења за штампу, као и позивнице, које садрже тему догађаја, име новинара, датум и локацију. Ако је адреса у мало познатој улици, боље је да позивници дате дијаграм саобраћаја. Уочи догађаја, како би разјаснили број гостију, новинари треба да се јаве. Уосталом, они могу заборавити на позив или не примити саопштење за јавност.
Регистрација учесника врши се пре почетка конференције. Касније домаћин догађаја добија попуњену листу позваних новинара. Одржавање конференције за штампу створили атмосферу гостољубивости, требате водити рачуна о столовима за новинаре на којима треба да се ставе имена медија.
За новинаре, посебнопрезентациони пакети који садрже „брошуре“, који укључују саопштење за штампу, списак говорника на конференцији за штампу особа, промотивне и рекламне материјале.
Секретар за штампу одговоран законференције за штампу, отвара догађај, објављује његову тему, а затим представља људе који дају конференцију за штампу. Такође, његове дужности укључују праћење прописа. Портпарол мора бити у стању да води дијалог. Требало би да, када се у разговору догоди застој, попуни приказану паузу.
На столу за којим седе особе,дајући конференцију за штампу, потребно је поставити табле са њиховим именима и заузетим положајима. За догађаје дизајниране дуго времена, требало би да обезбедите паузу за паузу за кафу, посету тоалету и собама за пушење.
