El término "inventario" es bien conocido no solo en la oficinatrabajadores, pero también especialistas en otras industrias y estructuras. A menudo se encuentra tanto en documentos con fines especiales como en documentos adjuntos.
Organización del trabajo en el archivo.
Después de que los documentos hayan completado su principalmisión, se están volviendo prácticamente innecesarias en este momento. Algunos de ellos se destruyen, y el resto se envían a repositorios especiales, que se llaman archivos. Aquí los documentos se procesan, sistematizan y determinan para su almacenamiento en los locales asignados para esto por adelantado. Esta etapa se considera la última en papeleo. Todos los materiales se completan de acuerdo con la vida útil, y un inventario de documentos de almacenamiento temporal y permanente, así como casos de personal, se compila por separado. Cada empresa (organización) al final del año recopila la documentación oficial para su transmisión al archivo. Los archiveros generalmente se ocupan de estos problemas. Si la dotación de personal de la empresa no cuenta con dicha unidad, el trabajo lo llevan a cabo especialistas del departamento de personal bajo la guía de los empleados del archivo. Recopilan inventarios de valores transferidos para divisiones individuales, sobre la base de los cuales se forma una lista resumida de documentos para la empresa.
Conjunto de documentos para el trabajo.
Иногда для решения конкретного вопроса гражданин o se requiere que una organización presente no uno, sino varios documentos oficiales. Tomemos, por ejemplo, la situación en que, para la construcción de un objeto, se ha anunciado una competencia entre los participantes por el derecho a concluir un contrato. Cada solicitante debe proporcionar a la comisión documentación de una naturaleza muy diferente: una propuesta comercial, permisos para actividades de construcción, constituyentes y otros documentos. Todo esto se recopila en un solo paquete y se envía a los miembros de la comisión. En su interior debe haber un inventario de documentos que enumere todo lo que se envía en nombre de una organización en particular. Este es un tipo de lista o declaración. Tal papel generalmente se hace de acuerdo con un modelo específico. Todo es extremadamente simple. En la parte superior de la hoja en el centro está escrito el nombre "Lista de documentos". A continuación se explica dónde y de qué organización se proporcionan. Luego viene una tabla que consta de cuatro columnas:
- Número en orden.
- El nombre del documento.
- Páginas en el documento desde __ y hasta __.
- El número de páginas en el documento.
La tabla termina con una línea de resumen en la queindica el número total de páginas en el conjunto transmitido. Esto ayuda a evitar la pérdida o la posible sustitución de documentos presentados para su consideración.
Liquidación de asuntos
Con un registro adecuado manteniendo todoLos documentos de la empresa al final del año se procesan y agrupan en archivos. El paquete se realiza de acuerdo con la nomenclatura aprobada, y está sujeto a las reglas generalmente aceptadas:
- Los documentos se generan en un año calendario. Como excepción, en el caso de la disponibilidad de documentos comerciales de naturaleza transitoria, es posible combinar en una documentación comercial oficial durante varios años.
- La colocación de papeles se realiza de arriba a abajo.
- Todas las hojas están necesariamente numeradas. Esto se hace para garantizar la integridad de la información durante el almacenamiento. La numeración debe hacerse con un lápiz simple en la esquina superior derecha.
- Si es necesario, se compila una lista interna de documentos, firmada por el especialista que la compiló.
- Los papeles están cosidos.
- Se elabora una hoja de certificación.
- Para cada caso, se elabora una portada.muestra establecida Indica el nombre completo de la empresa y una unidad específica. El siguiente es un índice digital especial correspondiente a la nomenclatura. Después de eso, se indican las fechas de la institución y el final del caso. Y en el fondo está marcado el período de almacenamiento.
Artículo postal
Al enviar algunas parcelas, parcelas ocartas valiosas junto con el contenido enviaron un inventario de documentos. Se puede tomar un formulario en cualquier oficina de correos. Se lleva a cabo en forma de número 107 y es un tipo de documento que contiene información detallada sobre la cantidad y el valor del contenido. La cuestión del precio la decide el remitente. Si cree que algún documento no representa un valor especial, se coloca un guión en la columna correspondiente del formulario. La lista se incluye en un sobre o paquete directamente en el correo. Un empleado del departamento verifica la corrección del registro y certifica el formulario con un sello. El inventario debe estar por duplicado. Uno se envía junto con los documentos y el otro siempre se deja con el propietario del paquete. Esto se hace para que, en caso de conflicto, sea posible confirmar cada unidad de inversión. Después de eso, el sobre (paquete o paquete) se sella y se envía al destinatario.
